เมื่อพื้นที่ทำงานไม่ตอบโจทย์ความต้องการของพนักงานที่เปลี่ยนแปลงไป

“พนักงานในไทยเชื่อว่า ออฟฟิศไม่ตอบโจทย์การใช้งานและไม่ได้ช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ทั้งเลย์เอาต์ของออฟฟิศ การจัดที่นั่ง และห้องประชุมไม่เอื้อต่อการทำงานร่วมกัน และการระดมความคิด

เปิดเผยผลการศึกษา From Mandate to Magnet: The Race to Reimagine_Workplaces_and Workspaces for a Hybrid Future จากการบังคับสู่ความเต็มใจ: ความพยายามในการพลิกโฉมสถานที่ทำงานและโต๊ะทำงานเพื่อรองรับการทำงานแบบไฮบริดในอนาคต ของซิสโก้

โดยการศึกษาดังกล่าวได้ตรวจสอบทัศนคติของ พนักงาน และนายจ้าง เกี่ยวกับสถานที่ทำงานในปัจจุบัน เป็นการศึกษาความสัมพันธ์ระหว่าง การออกแบบพื้นที่ทำงาน การจัดวางเลย์เอาต์ และเทคโนโลยี ซึ่งผลที่ได้นั้นพบว่า การจัดการสถานที่ บรรยากาศ รวมถึงเครื่องมือต่างๆ ไม่สอดคล้องกับความคาดหวังของพนักงานที่เปลี่ยนแปลงไป

รายงานการศึกษานี้อ้างอิงการสำรวจความคิดเห็นแบบปกปิดสองทางของพนักงานประจำ 9,200 คน และนายจ้าง 1,650 คน โดยทำการสำรวจในช่วงเดือนพฤศจิกายน 2566 ผู้ตอบแบบสอบถามอยู่ใน 7 ประเทศในเอเชีย-แปซิฟิก ได้แก่ ไทย ออสเตรเลีย ฮ่องกง อินเดีย ฟิลิปปินส์ ไต้หวัน และเกาหลีใต้

ข้อมูลจากการสำรวจพบว่า 66% ของบริษัทในไทยบังคับให้พนักงานกลับเข้าทำงานที่ออฟฟิศทั้งหมดหรือบางส่วน โดยปัจจัยขับเคลื่อนที่สำคัญเป็นเรื่องของประสิทธิภาพการทำงาน การติดต่อสื่อสารภายในทีมงาน และแรงกดดันจากผู้บริหาร

ตรงกันข้ามกับความเชื่อโดยทั่วไปที่ว่า พนักงานส่วนใหญ่ลังเลที่จะกลับเข้าไปทำงานที่ออฟฟิศ (Workplaces) ผลการศึกษานี้พบว่าพนักงานในไทย 8 ใน 10 คน (84%) ตอบสนองเชิงบวกต่อคำสั่งขององค์กรที่ระบุให้กลับเข้าทำงานที่ออฟฟิศ และ 94% ของผู้ตอบแบบสอบถามแสดงความต้องการที่จะกลับเข้าทำงานที่ออฟฟิศอย่างน้อยสองสามครั้งต่อสัปดาห์

พื้นที่ทำงานไม่ตอบโจทย์ความต้องการของพนักงานที่เปลี่ยนแปลงไป

ซานดีฟ เมห์รา กรรมการผู้จัดการฝ่ายขายด้านโซลูชันการทำงานร่วมกันของซิสโก้ เอเชีย-แปซิฟิก ญี่ปุ่น และจีน กล่าวว่า “ผลการศึกษาของเราเผยให้เห็นว่าพนักงานในภูมิภาคนี้เปิดรับการทำงานในรูปแบบไฮบริดและเต็มใจที่จะกลับเข้าทำงานที่ออฟฟิศบ่อยขึ้น”

“แต่มีข้อแม้ว่า พื้นที่ทำงานจะต้องมีการปรับเปลี่ยนให้สอดรับกับความต้องการและความคาดหวังที่เปลี่ยนแปลงไปของพนักงาน”

“ในยุคของ การทำงานแบบไฮบริด เราต้องให้ความสำคัญกับวิวัฒนาการของพื้นที่สำนักงานและเทคโนโลยี เพื่อตอบโจทย์ความต้องการของพนักงาน เทคโนโลยีคือเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้เราตอบสนองความคาดหวังที่ว่านี้”

“พร้อมทั้งส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานและสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกัน ไม่ว่าพนักงานจะอยู่ที่ใดก็ตาม”

แม้ว่าจะมีการตอบรับที่ดีเกี่ยวกับการกลับเข้าทำงานที่ออฟฟิศ แต่แรงจูงใจของพนักงานในการทำงานที่ออฟฟิศก็มีการพัฒนาเปลี่ยนแปลงไปอย่างมาก โดยเหตุผลหลักที่พวกเขากลับเข้าออฟฟิศไม่ใช่เพื่อการทำงานส่วนตัว แต่เป็นเรื่องของการทำงานร่วมกันเป็นทีม (82%)

การระดมความคิดและคิดค้นไอเดียกับเพื่อนร่วมงาน (70%) และการส่งเสริมความรู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร (52%) การเปลี่ยนแปลงที่ว่านี้บ่งบอกว่าพนักงานมีความคาดหวังและความต้องการที่เปลี่ยนไปเกี่ยวกับพื้นที่ทำงานของพวกเขา

พนักงานในไทย 48% เชื่อว่าออฟฟิศ (Workplaces) ของพวกเขาไม่ตอบโจทย์การใช้งานและไม่ได้ช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ที่จริงแล้ว เมื่อพูดถึงเรื่องเลย์เอาต์ของออฟฟิศและการจัดที่นั่ง พนักงาน 82% รู้สึกว่าสิ่งเหล่านี้ไม่เอื้อต่อการทำงานร่วมกันและการระดมความคิด

ขณะที่มีการให้ความสำคัญกับการทำงานร่วมกันมากขึ้น แต่ 87% ของนายจ้างที่ตอบแบบสอบถามยังคงจัดสรรพื้นที่ออฟฟิศอย่างน้อยครึ่งหนึ่งให้เป็นพื้นที่ทำงานส่วนตัวของพนักงานแต่ละคน

รายงานการศึกษานี้ยังเน้นย้ำอีกว่าพื้นที่ทำงานในปัจจุบันยังไม่พร้อมสำหรับการทำงานรูปแบบใหม่นี้ โดยพนักงานรู้สึกว่าเวิร์กสเตชั่นส่วนบุคคล (54%) ห้องประชุมขนาดใหญ่ (56%) และห้องประชุมขนาดเล็ก (70%) ไม่ได้ช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานในออฟฟิศ หรืออย่างมากก็ช่วยได้เพียงเล็กน้อยเท่านั้น

ห้องประชุมไม่ได้ช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงาน

โครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยีและการบูรณาการก็เป็นอีกหนึ่งประเด็นที่น่ากังวลเช่นกัน กล่าวคือ ในบรรดาองค์กรที่พบว่าห้องประชุมไม่ได้ช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานในออฟฟิศ สาเหตุหลักคือ มีอุปกรณ์ด้านระบบเสียงและวิดีโอไม่เพียงพอ (75%) ประสบการณ์ด้านภาพและเสียงมีคุณภาพต่ำ (42%)

ไม่มีอุปกรณ์ด้านระบบเสียงและวิดีโอที่รองรับการใช้งานสำหรับทุกคน (33%) และความไม่สอดคล้องกันของประสบการณ์สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมระยะไกลและผู้เข้าร่วมประชุมในออฟฟิศควรอยู่ที่ 8% โดยเฉลี่ยแล้ว มากกว่าครึ่งหนึ่ง (อยู่ระหว่างดำเนินการเก็บสถิติ) ของห้องประชุมในองค์กรต่างๆ ได้รับการติดตั้งอุปกรณ์ด้านวิดีโอและเสียง

อย่างไรก็ตามเมื่อมองในแง่บวก ผลสำรวจพบว่าองค์กรต่างๆ มีความคืบหน้าในการปรับเปลี่ยนพื้นที่สำนักงานของตน โดยนายจ้าง 9 ใน 10 ราย ได้ทำการเปลี่ยนแปลงแล้วหลังการแพร่ระบาด และ 90% มีแผนที่จะดำเนินการดังกล่าวในสองปีข้างหน้า

ปัจจัยขับเคลื่อนหลักสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ว่านี้ได้แก่ การปรับตัวเพื่อให้ก้าวทันกับความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี (67%) การตอบสนองต่อความคาดหวังของพนักงานที่เปลี่ยนแปลงไปเกี่ยวกับพื้นที่ทำงาน (70%) และการรองรับการทำงานแบบไฮบริดที่ดียิ่งขึ้น (51%)

เมห์รา กล่าวเพิ่มเติมว่า “ความก้าวหน้าของนายจ้างในการปรับใช้เทคโนโลยีสำหรับการทำงานร่วมกันเพื่อรองรับการทำงานแบบไฮบริดนับเป็นสิ่งที่น่ายกย่อง แต่การจัดหาเครื่องมือเพียงอย่างเดียวยังไม่เพียงพอ พนักงานส่วนใหญ่รู้สึกว่าตนเองไม่มีความพร้อมที่จะใช้งานเทคโนโลยีดังกล่าวอย่างมีประสิทธิภาพ”

“ตัวอย่างเช่น มีพนักงานเพียง 38% เท่านั้นที่รู้สึกว่าตนเองมีความพร้อมที่จะใช้วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ และเพียง 26% รู้สึกว่าตนเองมีความพร้อมที่จะใช้เครื่องมือที่ก้าวล้ำ เช่น ระบบตรวจสอบฟุตพรินต์ หรือโปรแกรมผู้ช่วยอัจฉริยะสำหรับห้องประชุม”

“เราจำเป็นต้องมุ่งเน้นไปที่การบูรณาการเครื่องมือเหล่านี้เข้ากับสถานที่ทำงาน เพื่อเพิ่มความสะดวกในการปรับเปลี่ยนไปสู่การทำงานรูปแบบใหม่อย่างราบรื่น และเพื่อให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีเหล่านี้สามารถเข้าถึงได้และเป็นมิตรกับผู้ใช้งานทุกคน”