เทคโนโลยีการพิมพ์เอกสาร ในยุค Hybrid Workplace ในมุมมองของ ธีรวุธ ศุภพันธุ์ภิญโญ

“สัมภาษณ์พิเศษ ธีรวุธ ศุภพันธุ์ภิญโญ กรรมการผู้จัดการ บริษัท บราเดอร์ คอมเมอร์เชี่ยล (ประเทศไทย) จำกัด กับมุมมองเรื่อง นวัตกรรมและเทคโนโลยีการพิมพ์เอกสาร ในยุค Hybrid Workplace

ผลสืบเนื่องจาก COVID-19 เป็นตัวเร่งการปฏิรูปทางดิจิทัล หรือที่เรียกว่า Digital Transformation ส่งผลต่อการดำเนินชีวิตในทุกมิติ ก่อให้เกิดแนวคิดการทำงานแบบ Hybrid Workplace หรือการทำงานแบบผสมผสาน สามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ เข้าออฟฟิศ ที่บ้าน หรือร้านกาแฟ

ทุกองค์กรต่างปรับตัวนำเอาเทคโนโลยีดิจิทัลมาเป็นเครื่องมือขับเคลื่อนกิจกรรมทางธุรกิจ โดย CIO World Business ตั้งประเด็นคำถามถึง กระบวนการด้านกระดาษและการพิมพ์ในองค์กร จะปรับไปอย่างไร จะสามารถสนับสนุนแนวคิดการทำงานแบบ Virtual Collaboration ได้อย่างไร องค์กรยังต้องการการพิมพ์เอกสารหรือไม่

ในขณะที่เทคโนโลยีการพิมพ์เอกสาร จะก้าวหน้าไปอย่างไรในโลกการทำงานแบบไฮบริด รวมถึงแนวคิดเรื่องการลดโลกร้อน การลดกระดาษหรือใช้กระดาษให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ลดการใช้งานวัสดุสิ้นเปลืองจากการพิมพ์เอกสาร จะกลายเป็นตัวแปรสำคัญของการดำเนินธุรกิจยุคนี้

เรามีโอกาสได้สัมภาษณ์ ธีรวุธ ศุภพันธุ์ภิญโญ กรรมการผู้จัดการ บริษัท บราเดอร์ คอมเมอร์เชี่ยล (ประเทศไทย) จำกัด ในประเด็น นวัตกรรมและเทคโนโลยีการพิมพ์เอกสาร ในยุค Hybrid Workplace ที่จะมาฉายภาพให้เห็นถึงความสามารถของเครื่องพิมพ์กับการทำงานรูปแบบใหม่ รวมถึงความสำคัญของเทคโนโลยีของเครื่องพิมพ์เอกสารที่สนับสนุนการทำงานแบบ Data Driven Organization

กะบวนการพิมพ์และเอกสาร ในโลกธุรกิจที่ปรับตัว

ธีรวุธ ออกความเห็นว่า “หลังจากแรงขับเรื่อง Digital Transformation และ COVID-19 เกิดการเปลี่ยนแปลงในทุกส่วนของอุตสาหกรรม แม้กระทั่งการดำเนินกิจการของบุคคล ครอบครัว เกิดการทำงานจากที่บ้าน การเรียนออนไลน์ แน่นอนบางกระบวนการของการทำงานเกิดการสะดุด”

“กระบวนการด้านเอกสารที่เกิดขึ้นในยุคไฮบริด ผมเชื่อว่าในช่วงแรกยังเป็นการเรียนรู้ที่จะใช้งานเอกสารในแบบเก่า ต้องอาศัยการส่งกระดาษเพื่อ เซ็นอนุมัติ หรืออ่านที่บ้าน ที่ทำงาน จากนั้นไม่นานคนเริ่มปรับตัวเข้าสู่กระบวนการดิจิทัล ด้วยเครื่องมือการทำงานร่วมกัน ที่เป็นโปรแกรมหรือแอปพลิเคชันการประชุมทางไกล”

“ในเรื่องของการพิมพ์เอกสารก็มีการปรับตัวเช่นกัน คนมีข้อจำกัดในการเดินทางแต่ความต้องการพิมพ์เอกสารยังคงมีอยู่ ซึ่งด้วยความสามารถของเครื่องพิมพ์นั้น มีฟีเจอร์รองรับอยู่แล้วในลักษณะ Print from anywhere คนสามารถสั่งงานพิมพ์ได้จากที่ไหนก็ได้อยู่แล้ว”

“ที่ผ่านมาฟีเจอร์นี้คนไม่จำเป็นต้องใช้ หรือยังไม่ค่อยได้ใช้กัน แต่หลังจากผลกระทบจาก COVID-19 กลายเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ ได้ประโยชน์ และตอบโจทย์การทำงานร่วมกันในยุคการทำงานแบบ Hybrid”

“สำหรับบราเดอร์เองมีฟีเจอร์ที่สามารถรองรับการทำงานลักษณะดังกล่าวมานานแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์ในเครือข่าย Wi-Fi การพิมพ์จากสถานที่อื่น การพิมพ์ผ่านโทรศัพท์สมาร์ทโฟน ทุกอย่างเครื่องมีคุณสมบัติรองรับสามารถทำงานพิมพ์ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ”

“กล่าวได้ว่า ความสามารถของเครื่องพิมพ์สนับสนุนแนวคิดที่เรียกว่า Virtual Collaboration หรือการทำงานร่วมกันแบบเสมือนนั่งอยู่ในออฟฟิศ ให้เกิดขึ้นอย่างครบวงจร ทั้งการประชุมเสมือน การแชร์เอกสาร การเข้าถึงข้อมูล กระทั่งกระบวนการพิมพ์เอกสารสำหรับองค์กร” ธีรวุธ กล่าว

เทคโนโลยีการพิมพ์ที่ตอบโจทย์ Data Driven Organization

นวัตกรรมการพิมพ์สำหรับองค์กร จะมีพัฒนาการไปอย่างต่อเนื่องแน่นอน ทั้งระบบการพิมพ์ เทคโนโลยีของหมึกพิมพ์ วัสดุที่ใช้ ตลอดจนซอฟต์แวร์อัจฉริยะที่จะเพิ่มเข้ามาช่วยการพิมพ์ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ประหยัด ลดการใช้พลังงานและทรัพยากร

ผู้บริหารบราเดอร์ ให้แง่คิดว่า “แต่ประเด็นของผมคือ การพิจารณาถึงการใช้งานฟังก์ชัน หรือฟีเจอร์ที่มีอยู่ในปัจจุบันให้ได้เต็มประสิทธิภาพก่อน นั่นคือประเด็นที่น่าสนใจที่สุด บางฟังก์ชันที่มีความอัจฉริยะแต่คนใช้น้อยมาก อาทิ ซอฟต์แวร์ Printing Management ซึ่งมีอยู่ในเครื่องพิมพ์หลายๆ รุ่นของบราเดอร์”

“ความอัจฉริยะของซอฟต์แวร์ดังกล่าวคือ ความสามารถในการมองเห็นการทำงานของเครื่องพิมพ์ทั้งหมดที่อยู่ในเครือข่ายองค์กร ทั้งในมิติของการใช้งานของผู้ใช้แต่ละราย และในมิติของการซ่อมบำรุง ซึ่งซอฟต์แวร์นี้จะสามารถเข้าจัดการปัญหาได้จากฝ่ายไอทีส่วนกลาง ไม่ว่าจะเป็นปัญหาจากตัวเครื่อง หมึก โทนเนอร์ หรือระบบเครือข่าย รวมถึงปัญหาทางเทคนิคต่างๆ”

“ประเด็นต่อมา คือ การวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้จากการพิมพ์ เช่น พฤติกรรมการใช้งานของยูสเซอร์ ลักษณะการพิมพ์ ปริมาณการพิมพ์ ซึ่งผู้บริหารสามารถนำข้อมูลมาใช้สำหรับการกำหนดรูปแบบการพิมพ์ที่เหมาะสมกับการใช้งานในแต่ละส่วนงานได้ อาทิ ส่วนงานบัญชี ส่วนงานการตลาด หรืออื่นๆ ซึ่งเข้ามาช่วยเรื่องการบริหารจัดการค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมกับลักษณะงานพิมพ์ การบริหารหมึก และการบริหารกระดาษ”

“นั่นหมายความว่า เทคโนโลยีการพิมพ์สามารถตอบโจทย์การดำเนินธุรกิจในลักษณะที่เรียกว่า Data Driven Organization ได้อย่างลงตัว”

เทคโนโลยีการพิมพ์ เพื่อการรักษาสิ่งแวดล้อม

หลายคนมองว่า ผู้ผลิตพริ้นเตอร์ เป็นส่วนหนึ่งที่ใช้ทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อม โดยข้อนี้ บราเดอร์เองมีนโยบายเรื่องสิ่งแวดล้อมอย่างชัดเจน ที่พยายามลดปัญหาช่วยให้โลกนี้ดีขึ้นด้วยเทคโนโลยีการพิมพ์ เพราะการพิมพ์คือสิ่งจำเป็นที่คนยังต้องใช้งาน

“หน้าที่ของเราคือ สร้างนวัตกรรมหรือเครื่องพิมพ์ที่คนสามารถใช้งานได้ โดยส่งผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมน้อยที่สุด” ธีรวุธ กล่าว

“เรื่องดังกล่าวเป็นความสำคัญระดับนโยบาย ที่เราให้ความสำคัญตั้งแต่กระบวนการผลิตเครื่องพิมพ์ ที่ได้รับมาตรฐานสากลเรื่องสิ่งแวดล้อม ทั้งจากมาตรฐานยุโรป ญี่ปุ่น การปล่อยก๊าซคาร์บอน วัสดุที่ใช้ที่มีคุณภาพสูง รวมถึงแนวคิดเรื่องวัสดุรีไซเคิล”

“ความสำคัญส่วนที่สองคือ การพัฒนาฟังก์ชันการพิมพ์ที่สามารถใช้กระดาษได้คุ้มค่าที่สุด เช่น การพิมพ์แบบสองหน้า ช่วยประหยัดกระดาษ”

“ความสำคัญส่วนที่สาม คือ นวัตกรรมของหมึกพิมพ์ นี่คือประเด็นที่ต้องเน้นย้ำ เพราะคนส่วนใหญ่เข้าใจว่า ในการพิมพ์เอกสารสามารถใช้หมึกเทียบเคียง ที่มีมาตรฐานรองลงมา ราคาถูกกว่า แต่ข้อเท็จจริงคือ ข้อแตกต่างระหว่างการใช้หมึกแท้ที่ผ่านการวิจัยและพัฒนาด้วยองค์ความรู้ชั้นสูง คือเรื่องคุณภาพการพิมพ์ที่สูงที่สุด ซึ่งหมึกแท้นั้นผู้ผลิต คำนึงผลเสียกับสิ่งแวดล้อมเป็นประเด็นสำคัญ”

“ซึ่งเมื่อเทียบกับหมึกปลอม ที่เราไม้รู้ที่มาของวัสดุ สารเคมีที่ใช้ กระบวนการผลิต ไม่ได้คำนึงถึงสิ่งแวดล้อมอย่างแน่นอน นั่นคือตัวการของการสร้างขยะ พลาสติกคุณภาพต่ำ สารพิษต่างๆ รวมถึงประเด็นสำคัญคือ การพิมพ์ที่ด้อยคุณภาพ”

บริษัทผู้ผลิตอย่างบราเดอร์ ได้ให้ความสำคัญกับเรื่องดังกล่าว จริงอยู่ที่หมึกแท้มีต้นทุนที่สูงกว่า แต่เมื่อพิจารณาที่ความคุ้มค่าและผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมที่เกิดขึ้น การใช้หมึกแท้มีข้อดีกว่าหลายๆ ประการ ตั้งแต่ ปริมาณการใช้งานที่มากกว่า การส่งผลต่อประสิทธิภาพและอายุการใช้งานของเครื่องพิมพ์ที่ดีกว่า” ธีรวุธ กล่าว

ข้อแนะนำการลงทุนเครื่องพิมพ์ครั้งต่อไป

หลายองค์กรมีคำถามก่อนที่จะซื้อเครื่องพิมพ์ จะเลือกเทคโนโลยีอะไร เครื่องพิมพ์แบบไหน ที่จะให้ประสิทธิภาพสูงสุด สอดรับกับความต้องการของธุรกิจ และก่อผลร้ายต่อสิ่งแวดล้อมน้อยที่สุด ซึ่งคำแนะนำสำหรับการลงทุนซื้อเครื่องพิมพ์ในครั้งต่อไปนั้น ธีรวุธให้ความเห็นว่า

“สิ่งที่ต้องทำคือ การสำรวจตรวจสอบความต้องการขององค์กร ซึ่งบราเดอร์มีบริการนี้ ที่เราจะเข้าไปดูปริมาณ ความต้องการและการใช้งานจริงของแต่ละส่วนงาน การพิมพ์สี-ขาวดำ แผนกไหนต้องสแกน หรือถ่ายสำเนา บราเดอร์จะเข้าไปดูข้อมูลเพื่อทราบความต้องการและออกแบบถึงความต้องการอย่างแท้จริง”

“หลายองค์กรประสบปัญหาต้นทุนการพิมพ์อันเนื่องมาจาก การใช้เครื่องพิมพ์ หรือปริมาณการพิมพ์ไม่สอดคล้องกับลักษณะหรือความต้องการงานพิมพ์ ดังนั้นคำแนะนำคือ ต้องเริ่มจากการสำรวจความต้องการก่อน การสำรวจทำให้เราสามารถมองเห็นต้นทุนการพิมพ์ที่จะเกิดขึ้น ซึ่งสามารถที่จะวางแผน เปรียบเทียบบริหารจัดการค่าใช้จ่ายด้านการพิมพ์ต่อปี ต่อเดือน ในลักษณะที่ยังคงไว้ซึ่งปริมาณหรือคุณภาพการพิมพ์ที่ไม่ลดลง”

“ด้วยตัวแปรต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบการทำงาน Hybrid, เทคโนโลยีดิจิทัลที่ทันสมัย, กระบวนการด้านเอกสารและกระดาษในองค์กร ตลอดจนแนวคิดเรื่องการรักษาสิ่งแวดล้อม ที่กลายเป็นปัจจัยที่จำเป็นของผู้ใช้งาน นั่นคือสิ่งที่บราเดอร์มองเห็นและให้คำแนะนำที่เหมาะสมที่สุดกับลูกค้า” ธีรวุธ กล่าวสรุป