แนะนำ Best Practice 6 ขั้นตอน เสริมแกร่งหน่วยงานรัฐสู่ความสำเร็จ Government e-Service
“บลูบิค ผู้ให้บริการที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์และการจัดการด้วยนวัตกรรมและเทคโนโลยี แนะหน่วยงานภาครัฐวางแนวทางปฏิบัติ (Best Practice) 6 ขั้นตอน ไปสู่ความสำเร็จ Government e-Service
ปัจจุบันบริบททางเศรษฐกิจและสังคมกำลังเปลี่ยนแปลงเข้าสู่ยุคดิจิทัล ส่งผลให้รัฐบาลไทยมีความพยายามที่จะขับเคลื่อนประเทศด้วยเทคโนโลยีดิจิทัลทันสมัย (Digital Transformation) เพื่อยกระดับขีดความสามารถในการดำเนินงาน
โดยมีการร่างแผนยุทธศาสตร์การพัฒนาดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมภายใต้กรอบระยะเวลา 20 ปี เพื่อเป็นแนวทางให้หน่วยงานภาครัฐเร่งปฏิรูปและวางรากฐานดิจิทัลภายในองค์กรอย่างเป็นรูปธรรมให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนผ่าน
ซึ่งเมื่อหน่วยงานต่างๆ กำหนดแผนยุทธศาสตร์องค์กรให้สอดรับกับแผนยุทธศาสตร์ฯ ของภาครัฐแล้วเสร็จ ก็จะเริ่มกระบวนการพัฒนาองค์ความรู้และทักษะด้านดิจิทัลของบุคลากร ปรับปรุงระบบงานพื้นฐานภาครัฐ (Back-office Application) ด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยพัฒนาเครื่องมือดิจิทัลใหม่ๆ และริเริ่มระบบงานตามภารกิจ ที่มีดิจิทัลเป็นแกนหลัก
หนึ่งในระบบงานตามภารกิจที่หน่วยงานภาครัฐให้ความสำคัญ คือ การให้บริการภาครัฐผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ Government e-Service เพื่อให้สามารถตอบสนองความต้องการของประชาชนอย่างทันท่วงที โดยเฉพาะในสถานการณ์ COVID-19 ที่เกิดความไม่สะดวกในการเดินทางมารับบริการ รวมถึงเพื่อลดต้นทุนการดำเนินงาน เพิ่มความคล่องตัวในการบริหารงานมากขึ้น
ภาครัฐจึงมีแนวคิดที่จะเชื่อมโยงการให้บริการของหน่วยงานต่างๆ ไว้ในช่องทางเดียวแบบเบ็ดเสร็จผ่านการจัดทำเว็บไซต์พอร์ทัล เพื่อลดความสับสนในการรับบริการของประชาชน เช่นเดียวกับหลายประเทศที่ประสบความสำเร็จจากแนวคิดดังกล่าว
อย่างไรก็ตาม ขณะนี้มีหน่วยงานภาครัฐเพียงร้อยละ 40 ที่ประสบความสำเร็จในการทำ e-Service ส่วนใหญ่เป็นหน่วยงานที่ต้องติดต่อประสานงานกับประชาชนเป็นประจำ หรือมีความร่วมมือกับภาคเอกชนอย่างสม่ำเสมอ
โดย 3 อันดับแรก ได้แก่ สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (ก.ล.ต.) กรมสรรพากร และ การไฟฟ้าส่วนภูมิภาค เนื่องจากขั้นตอนการเปลี่ยนผ่านมาสู่ระบบดิจิทัลเต็มรูปแบบนั้นมีความซับซ้อน
นอกจากแนวทางการดำเนินงานที่ไม่เอื้ออำนวยต่อการเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัล อีกหนึ่งสาเหตุสำคัญที่ทำให้การทำ Digital Transformation ของหน่วยงานภาครัฐหลายแห่งไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้
คือ ความไม่เป็นอันหนึ่ง อันเดียวกันของแผนยุทธศาสตร์องค์กรและแผนงานด้านดิจิทัลที่ถูกกำหนดขึ้นโดยฝ่ายไอที ส่งผลให้การยอมรับและนำเทคโนโลยีดิจิทัลไปปรับใช้ของแต่ละส่วนงานมีความแตกต่างกัน
BEST PRACTICE สำหรับ DIGITAL TRANSFORMATION ภาครัฐ
พชร อารยะการกุล ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด (มหาชน) ได้ให้คำแนะนำแก่หน่วยงานภาครัฐ ถึงการวางแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสม (Best Practice) ไปสู่ความสำเร็จ Government e-Service ด้วยมาตรการ 6 ขั้นตอน ดังนี้
1) บูรณาการยุทธศาสตร์องค์กรกับยุทธศาสตร์ด้านดิจิทัล (Strategic Planning) ด้วยการนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีพื้นฐานขององค์กรในปัจจุบันมาใช้ประกอบการตัดสินใจตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผนการดำเนินงาน เพื่อช่วยลดความเสี่ยงจากการลงทุนด้านดิจิทัลแบบลองผิดลองถูก
อาทิ การนำแบบจำลองธุรกิจ (Business Model Canvas) มาปรับใช้ควบคู่กับโมเดลด้านนวัตกรรม (Innovation Model) เพื่อทำให้ผู้บริหารเข้าใจวัตถุประสงค์การดำเนินงานมากขึ้น ช่วยกำหนดกรอบวิธีคิดอย่างเป็นระบบ และมองเห็นโอกาสใหม่ๆ ในการดำเนินงาน
2) ปรับปรุงกระบวนการดำเนินงาน (Business Process Reengineering) ให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลง ที่เกิดขึ้นหรือผลกระทบจากภายนอก เพื่อให้องค์กรเข้าใจถึงกระบวนการได้มาซึ่งข้อมูลทั้งหมดและสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้อย่างเหมาะสม นับเป็นพื้นฐานในการจัดทำ Data Analytics และวางแผนบริหารจัดการ Big Data ขององค์กรในอนาคต
3) ปรับเปลี่ยนแนวคิดและพัฒนาบุคลากร (Change Attitude & Human Resources Development) การบริหารทรัพยากรบุคคลขององค์กรให้เข้าใจและสามารถปรับตัวกับการทำ Digital Transformation ได้อย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นเรื่องจำเป็นเร่งด่วน
โดยผู้บริหารต้องใช้ศิลปะและประสบการณ์ในการบริหารจัดการให้สอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กรและการเปลี่ยนแปลงในยุคดิจิทัล อาจพิจารณาใช้รูปแบบการพัฒนาบุคลากรเป็นรายบุคคลผ่านการปรับปรุงและเสริมทักษะ (Re-skill & Up-skill) หรือนำหลักการ Agile มาปรับใช้กับการบริหารงาน
4) ปรับปรุงกฎระเบียบและข้อบังคับที่เป็นอุปสรรค (Rule & Regulation Reform) ควบคู่กับการพิจารณาข้อจำกัดของกฎระเบียบภายนอกองค์กร ซึ่งต้องอาศัยความมุ่งมั่นในการตั้งเป้าหมายเพื่อขับเคลื่อนกระบวนการดำเนินงานให้บรรลุผลตามที่องค์กรต้องการ
5) ออกแบบระบบให้ชัดเจนและพัฒนาระบบ (System Design & Development) ด้วยการสร้างต้นแบบ (Prototype) เพื่อให้มองเห็นรูปแบบความสัมพันธ์ ความเชื่อมโยงของข้อมูล และการทำงานของระบบได้อย่างชัดเจน ว่าตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์กรหรือไม่ จากนั้นให้ผู้ใช้งานที่ไม่มีความรู้ด้านการพัฒนาระบบเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในการเสนอรูปแบบประสบการณ์ใช้งานที่คุ้นเคย เพื่อนำมาปรับใช้กับกระบวนการพัฒนาระบบดิจิทัล
6) บูรณาการข้อมูลเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจในการบริหาร (Data Integration and Business Intelligence) หลังจากข้อมูลภายในองค์กรอยู่ในรูปแบบดิจิทัลพร้อมใช้งานแล้ว ต้องหันมาให้ความสำคัญกับข้อมูลภายนอกองค์กรด้วยการแลกเปลี่ยนเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกัน เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการนำข้อมูลมาใช้
อาทิ การจัดทำศูนย์กลางการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างหน่วยงานภาครัฐ เพื่อให้สามารถนำข้อมูลของแต่ละหน่วยงานมาประกอบการพิจารณาวางแผนการบริหารและเสนอโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ จนอาจนำมาซึ่งการจัดทำมาตรฐานต่างๆ เพื่อสนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์กรต่อไป
ก้าวต่อไปคือ DATA SMART GOVERNMENT
ในอนาคตเมื่อฐานข้อมูลภาคประชาชนมีจำนวนมากขึ้นจาก ผลสำเร็จในการทำ Digital_Transformation การปรับตัวสู่การเป็นรัฐบาลอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนการดำเนินงานด้วยข้อมูล (Data Smart Government) จะยิ่งทวีความสำคัญ เนื่องจากประชาชนคาดหวังในบริการหรือสวัสดิการภาครัฐที่มีความเฉพาะเจาะจงมากกว่าเดิม
และสามารถดำเนินการทุกขั้นตอนได้ผ่านระบบอัตโนมัติ ถือเป็นแรงผลักดันให้ทุกหน่วยงานต้องนำข้อมูลมาพิจารณาประกอบการวางแผนงานด้านดิจิทัลอย่างเหมาะสม ด้วยการยึดประชาชนเป็นศูนย์กลาง เพื่อแก้ไขปัญหาความเหลื่อมล้ำในการรับบริการภาครัฐอย่างตรงจุด
ส่วนในระดับหน่วยงานที่อาจไม่มีทรัพยากรบุคคลหรือองค์ความรู้พร้อมสำหรับการวางแผนงานด้านดิจิทัล อาจเลือกปรึกษาผู้เชี่ยวชาญและมีประสบการณ์ในการทำงานกับหลากหลายอุตสาหกรรม ทำให้สามารถมองภาพรวมได้ดีและเป็นตัวช่วยที่เหมาะสมสำหรับการเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัล
“กฎระเบียบและข้อบังคับต่างๆ ทำให้ภาครัฐไม่สามารถปรับเปลี่ยนแผนงานด้านดิจิทัลได้ทันต่อสถานการณ์ โดยเฉพาะการให้บริการภาคประชาชนที่บางครั้งมีความจำเป็นต้องรับบริการอย่างเร่งด่วน ดังนั้นการปรับใช้บางแผนงานเฉพาะในพื้นที่ทดสอบ (Sandbox) อาจช่วยให้ทราบผลลัพธ์จากการดำเนินงานได้เร็วขึ้น และหากเป็นไปตามเป้าหมาย ที่วางไว้จึงทยอยปรับใช้กับทุกพื้นที่ต่อไป” พชร ทิ้งท้าย
