“ประเด็นสำคัญสำหรับ CIO ในการเตรียมความพร้อมเรื่องเครือข่าย โซลูชันการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน อุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ ให้สอดรับกับการทำงานแบบ Hybrid working ที่เปลี่ยนไปสู่การสร้างคุณภาพของประสบการณ์การใช้งานระบบสื่อสารและการทำงานร่วมกันในองค์กร
หลังจากวิกฤติโรคระบาด เกิดความชัดเจนขึ้นสำหรับโลกแห่งการทำงาน ที่เปลี่ยนไปเป็นลักษณะการทำงานแบบไฮบริด (Hybrid working) กลายเป็นตัวแปรสำหรับกลยุทธ์ที่องค์กรควรทำสำหรับโลกใหม่ของการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนลักษณะการปฏิบัติงานของพนักงาน การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีเข้ามาใช้งาน หรือการออกแบบและกำหนดการใช้พื้นที่ในสำนักงานขึ้นมาใหม่
CIO World Business มีโอกาสได้พูดคุยกับ ซามีร์ ซายิด กรรมการผู้จัดการ ประจำภูมิภาคอาเซียน เกาหลี ตลาดเกิดใหม่ และปากีสถาน จาก HP ถึงประเด็นสำคัญสำหรับผู้บริหารระดับสูงในสายงานไอซีที รวมถึงแผนกไอที ที่จำเป็นต้องเตรียมความพร้อมเรื่องเครือข่าย โซลูชันการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน
อุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ รวมถึงการปรับทัศนคติและตัวชี้วัดของการให้บริการระบบไอที ให้สอดรับกับการทำงานแบบไฮบริด ที่เปลี่ยนไปสู่การสร้างคุณภาพของประสบการณ์การใช้งานระบบสื่อสารและการทำงานร่วมกันในองค์กร
ซามีร์ เกริ่นนำว่า “สูตรสำเร็จสำหรับโลกของการทำงานยุคใหม่ในระยะยาว จะเริ่มต้นด้วยส่วนผสมหลัก 3 ประการ ได้แก่ประการแรก พนักงาน ประการที่ 2 การกำหนดความต้องการและสไตล์รูปแบบการทำงานของพนักงานส่วนใหญ่ เพื่อเลือกใช้โซลูชันเทคโนโลยีที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพและให้ประสิทธิผลในสถานที่พื้นที่ต่างๆ กัน ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม”
“และประการที่ 3 การออกแบบพื้นที่ในสำนักงาน สำหรับการทำงานเพื่อสร้างประสบการณ์ที่ดีขึ้นเมื่อพนักงานทำงานในพื้นที่ต่างๆ โดยขจัดอุปสรรค และหาหนทางสร้างการทำงานร่วมกันที่ราบรื่นระหว่างสำนักงาน กับที่บ้าน และพื้นที่ทั่วทั้งสำนักงานหรือที่ใดก็ได้ในระหว่างการทำงานนั้น”
“ซึ่งช่วยให้เกิดผลงานใหม่ๆ นวัตกรรมใหม่ๆ ขึ้นได้ แนวทางการทำงานที่ให้ความสำคัญกับบุคคลผู้ทำงาน (People-focused approach) จะก้าวข้ามเรื่องของสถานที่ทำงานไปอย่างสิ้นเชิง แต่จะพยายามทำความเข้าใจในพนักงานผู้ที่ลงมือปฏิบัติงาน”
เรียนรู้ความต้องการของพนักงานเพื่อการเตรียมโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที
เมื่อรูปแบบการทำงานได้เปลี่ยนแปลงไป องค์กรจะต้องเตรียมโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีเพื่อรองรับรูปแบบการทำงานแบบผสมผสาน (Hybrid Working) สร้างมให้เกิดเป็นสถานที่ทำงานที่มีความหลากหลาย ผสมสาน ที่มีความปลอดภัยและยืดหยุ่นมากขึ้น แน่นอนว่าทุกคำถามในการเตรียมตัวนั้นตกเป็นภาระสำคัญของ CIO และทีมงาน
ซามีร์ ให้ความเห็นว่า “เห็นได้ชัดว่า ยังจะมีสถานที่ทำงานแบบผสมผสาน (Hybrid workplace) อยู่ต่อไป สำหรับองค์กรที่จะประสบความสำเร็จในโลกแห่งการทำงานใหม่นี้ หนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดที่องค์กรต่างๆ ต้องทำคือ การสร้างความเข้าใจในความต้องการและรูปแบบการทำงานของพนักงานให้ชัดเจน จะเป็นตัวแปรสำคัญในการเตรียมตัวและลงทุนในโครงาสร้างพื้นฐาน อุปกรณ์ หรือเครื่องมือใดๆ”
“เนื่องจากไม่มีกลยุทธ์ใดที่เหมาะกับการทำงานแบบผสมผสานในอุดมคติ การมีข้อมูลเชิงลึกในด้านความต้องการและรูปแบบการทำงานของพนักงานนี้จะมีความสำคัญอย่างยิ่งที่จะช่วยให้องค์กรสามารถแยกแยะโซลูชันเทคโนโลยีที่เหมาะสมในการลงทุนได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งจะช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพในทุกพื้นที่”
“ในขณะเดียวกัน ข้อมูลเชิงลึกนี้จะพิสูจน์ได้ว่า มีประโยชน์ในการช่วยให้องค์กรออกแบบประสบการณ์ที่ดีขึ้นในทุกพื้นที่ ซึ่งไม่เพียงช่วยรับประกันความเท่าเทียมกันของประสบการณ์สำหรับทุกคน แต่ยังช่วยเพิ่มทั้งการมีส่วนร่วมและนวัตกรรมผ่านเทคโนโลยี ที่ช่วยสร้างการใช้งานที่ราบรื่น จากโฮมออฟฟิศไปยังพื้นที่ทั่วสำนักงาน หรือที่ใดก็ได้ระหว่างการทำงานนั้น
แนะนำหลักการ 3E ขับเคลื่อนนโยบาย Hybrid Working ให้ประสบความสำเร็จ
เราพบว่า บทบาทและหน้าที่ของ CIO และแผนกไอทีในองค์กรจะเปลี่ยนไปไม่ประการใดก็ประการหนึ่ง เพื่อรองรับการทำงานแบบไฮบริด ประเด็นสำคัญคือ CIO จะคำนึงถึงลำดับความสำคัญในเรื่องใด เพื่อขับเคลื่อนนโยบาย Hybrid Working ให้ประสบความสำเร็จ
ในขอนี้ ซามีร์ อธิบายว่า “เราเชื่อว่าบทบาทของทั้ง CIO และแผนกไอทีในปัจจุบันได้พัฒนาอย่างต่อเนื่องในการพิจารณาความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของทั้งพนักงานและองค์กร เนื่องจากการทำงานแบบผสมผสานเป็นส่วนหนึ่งของพนักงานในแต่ละวัน ท้ายที่สุดแล้ว จะเป็นเหตุผลที่ชัดเจนจูงใจให้พนักงานพิจารณากลับมาที่สำนักงาน โดยที่ยังคงมีความยืดหยุ่นในการทำงานแบบผสมผสาน”
“แม้ว่าจะไม่มีโซลูชันใดที่เหมาะกับทุกลักษณะการทำงาน แต่เราขอแนะนำให้ CIO รวมถึงผู้บริหารระดับสูงทุกท่านให้ความสำคัญกับหลักการ 3E ได้แก่ ความเท่าเทียม (Equality) ประสบการณ์ (Experience) และวิวัฒนาการ (Evolution) เมื่อต้องสร้างกลยุทธ์การทำงานแบบผสมผสานที่มีประสิทธิภาพ”
“ความเท่าเทียม (Equality) และประสบการณ์ (Experience) จะส่งผลต่อการตัดสินใจลงทุนในพื้นที่สำนักงานและเทคโนโลยี ซึ่งจะมุ่งมอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมและเท่าเทียมกันให้กับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นผู้ที่ทำงานในสำนักงาน ผู้ที่ทำงานจากที่บ้าน หรือผู้ที่ทำงานที่ไหนก็ตาม”
“ผู้ที่สามารถปรับประสบการณ์เสมือนจริงและในสำนักงานให้เท่าเทียมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยการนำทุกคนมารวมกันจะเป็นผู้ที่อยู่ในตำแหน่งที่ดีที่สุดเพื่อรักษาบุคลากรที่มีความสามารถและทำให้ธุรกิจเติบโต”
“ส่วน วิวัฒนาการ (Evolution) เป็นผลจากการวิเคราะห์ในความสำคัญและการใช้งานสำนักงาน ซึ่งหมายถึงการประเมินใหม่ว่าพื้นที่ทางกายภาพเหล่านี้ถูกใช้อย่างไรในรูปแบบไฮบริดในอนาคต รวมถึงวิธีการใช้พื้นที่เพื่อให้แน่ใจว่าปรับใช้โซลูชันที่เหมาะสมในลักษณะที่เอื้อต่อการสร้างสภาพแวดล้อมที่น่าดึงดูด ในขณะเดียวกันก็ปรับประสบการณ์เสมือนจริงให้เท่าเทียมกัน ผ่านการสร้างความเท่าเทียมให้กับพนักงาน” ซามีร์ กล่าว
ตัวชี้วัดความสำเร็จของทีมไอที กับการสร้าง Hybrid Workplace
แน่นอนว่า บุคลากรในออฟฟิศ ที่กำลังตกอยู่ในสถานการณ์ของการทำงานแบบไฮบริด ล้วนตั้งความหวังถึง การจัดการและเตรียมอุปกรณ์และระบบไอทีสำหรับบุคลากร ที่มีรูปแบบการทำงานแตกต่างกันไป
จากการศึกษา เรื่อง วิวัฒนาการของรูปแบบการทำงาน ของโพลี ได้ระบุรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกัน 6 รูปแบบ ซึ่งมักเรียกกันว่ากลุ่มบุคคลในที่ทำงาน (Workplace personas) ได้แก่ 1. Connected executive (ผู้บริหารที่มีการเชื่อมต่อกับที่ทำงานอยู่เสมอ) 2. Road warrior (กลุ่มพนักงานที่ปฏิบัติงานนอกสำนักงานตลอดเวลา) 3. Flexible worker (พนักงานที่ปฏิบัติงานทั้งในและนอกสำนักงาน)
4. Remote collaborator (กลุ่มพนักงานที่ทำงานสนับสนุนอยู่นอกสำนักงานหรือที่บ้าน) 5. Office collaborator (กลุ่มพนักงานที่ทำงานร่วมกันในสำนักงานตลอดเวลา) และ 6. Office communicator (กลุ่มที่ทำงานที่โต๊ะทำงานตลอดเวลา คุ้นชินกับอุปกรณ์สื่อสารแบบเดิมๆ ในสำนักงาน) องค์กรทั่วไป 97% มีกลุ่มบุคคลในที่ทำงานในลักษณะแบบนี้
“เพื่อให้แน่ใจว่า แผนกไอทีจะมีบทบาทสำคัญในการรับรองทั้งคุณภาพของประสบการณ์การทำงานแบบผสมผสานของพนักงาน รวมถึงให้พนักงานได้รับประสบการณ์การประชุมที่เท่าเทียมกันมากขึ้น ไม่ว่าจะทำงานจากสำนักงานหรือจากระยะไกล ในสถานที่ทำงานใหม่ที่เป็นแบบกระจายนอกออฟฟิศ (New and distributed workplace) นี้”
“ฝ่ายไอทีต้องจัดการกับอุปกรณ์ต่างๆ มากมายทั้งในสำนักงานและจากระยะไกล ความสามารถในการจัดเตรียมและบริหารองค์ประกอบเหล่านี้จะสร้างความแตกต่างระหว่างองค์กรที่ปรับตัวเข้ากับอนาคตของการทำงานได้อย่างราบรื่น กับองค์กรที่ไม่ปรับตัว”
ข้อแนะนำสำหรับทีมไอทีที่ต้องพิจารณาโซลูชันการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน
“ไม่ว่าองค์กรจะเลือกแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบครบวงจรหรือไม่ก็ตาม ท่านจะพบว่า ในการทำงานผู้ใช้จำเป็นต้องเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มต่างๆ ที่หลากหลาย ขึ้นอยู่กับความต้องการของคู่ค้าและลูกค้าขององค์กร ดังนั้น การที่ทำงานร่วมกันได้ของแพลตฟอร์ม จึงมีความสำคัญเป็นอย่างมาก ในการสร้างมั่นใจว่าประสิทธิภาพการทำงานจะต่อเนื่อง ไม่หยุดชะงัก”
“เทคโนโลยีของท่านควรมีศักยภาพในการ ตรวจสอบและให้ข้อมูลเชิงลึก เพื่อให้ทีมไอทีสามารถติดตามประสิทธิภาพของอุปกรณ์ การอัปเดต และบริหารยกระดับประสบการณ์ของผู้ใช้ปลายทางได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น สามารถเลือกใช้เทคโนโลยี Poly Lens ที่ให้ข้อมูลเชิงลึกที่อยู่บนคลาวด์และช่วยบริหารจัดการการลงทุนในอุปกรณ์เสียงและวิดีโอ (Audio and video investments) ของโพลีภายในองค์กร”
“การที่พนักงานทำงานในแบบกระจายออกจากออฟฟิศ (Distributed workforce) ย่อมหมายถึงว่าทีมไอทีจำเป็นต้องได้การสนับสนุนเพิ่มเติมเพื่อให้สามารถตอบสนองความต้องการความต่อเนื่องในการทำงาน(ไม่หยุดชะงัก) ขององค์กร ซึ่งหากท่านมีทีมไอทีไม่เพียงพอ”
“ให้มองหาทรัพยากรและความเชี่ยวชาญจากภายภายนอก เพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานดำเนินการต่อไปได้ ทั้งนี้ บริการระดับมืออาชีพของโพลีสามารถช่วยตรวจสอบ ประเมิน และแนะนำแพลตฟอร์มและอุปกรณ์ที่สามารถทำงานร่วมกันบนคลาวด์ที่เหมาะสม ตลอดจนให้คำปรึกษาเกี่ยวกับกลยุทธ์การปรับใช้สำหรับผู้ใช้งานอย่างครบวงจร” ซามีร์ กล่าวสรุป
Featured Image: Image by benzoix on Freepik
